Conditions générale de vente et d'utilisation

Conditions générales de vente et d’utilisation du produit  Factuo (app.factuo.be)

Préambule

Les présentes conditions générales de vente et d’utilisation (ci‑après les « Conditions SaaS ») ont pour objet de définir les termes et conditions selon lesquels Saubeo SRL, dont le siège social est sis Rafhay 198, 4630 Soumagne (Belgique) et enregistrée sous le numéro BE 0704742612, fournit aux clients un accès à son logiciel en ligne Factuo disponible à l’adresse app.factuo.be.
Factuo est un service de facturation électronique et de gestion financière à destination des indépendants et entreprises. Il constitue un logiciel accessible via internet (Software as a Service – SaaS) et propose diverses fonctionnalités décrites sur le site.
En souscrivant à l’abonnement Factuo ou en utilisant la version gratuite du produit, le client reconnaît avoir pris connaissance des présentes Conditions SaaS et les accepte sans réserve. Ces Conditions SaaS complètent les conditions générales d’utilisation du site factuo.be et prévalent en cas de contradiction.

Définitions

Service SaaS : l’application Factuo accessible via le site https://app.factuo.be et permettant de créer, envoyer et gérer des devis, factures et paiements ainsi que de connecter des comptes bancaires, de suivre les finances et d’utiliser un assistant basé sur l’intelligence artificielle.
Client : toute personne physique ou morale agissant à des fins professionnelles et disposant d’un compte utilisateur sur Factuo.
Abonnement : formule payante donnant accès au Service SaaS Pro et à ses fonctionnalités avancées.
Version gratuite : formule sans frais permettant d’utiliser certaines fonctionnalités limitées du Service SaaS.
Données : ensemble des informations et fichiers importés par le client dans le Service SaaS (factures, données de tiers, écritures bancaires, etc.).

Objet du service

Le Service SaaS Factuo fournit aux clients un copilote de confiance pour gérer la facturation, la banque et la trésorerie de leur entreprise. Les fonctionnalités disponibles varient selon la formule :

Fonctionnalités communes (version gratuite et Pro) : création et envoi de factures illimités, envoi et réception de factures électroniques via le réseau Peppol, accès depuis un ordinateur ou un smartphone. Gestion des clients finaux. Gestion des articles.
Fonctionnalités réservées à la version Pro :

Tableaux de bord financiers

Banque : Suivi bancaire automatisé et connexion multi‑comptes, détail des paiements clients et fournisseurs.

Facture : Ajout du paiement par QR‑code, copie de facture, ajout des conditions générale, ajout de fichiers annexe sur les factures

IA : Assistant IA (limité),

Devis : Création et gestion des devis, copie de devis

Achat : Création manuelle de facture d’achat avec import de fichiers

Facture récurrente : Gestion des factures, scan et import de fichier

Le client reconnaît que les informations détaillées et à jour sur les fonctionnalités sont accessibles sur le site factuo.be et peuvent être modifiées à tout moment par Saubeo.

Souscription et accès au service

Création de compte

L’accès au Service SaaS nécessite la création d’un compte utilisateur. Le client s’engage à fournir des informations sincères et exactes et à mettre à jour celles‑ci en cas de changement. Le compte est strictement personnel. Le client est responsable de la confidentialité de ses identifiants et de toute utilisation qui pourrait en être faite.

Activation de l’abonnement

La version gratuite du Service SaaS est accessible immédiatement après la création de compte. Pour bénéficier de la version Pro, le client doit souscrire un abonnement payant. La mise à disposition des fonctionnalités Pro est conditionnée au paiement complet de l’abonnement choisi. Les tarifs et modes de paiement sont indiqués sur le site et peuvent être mis à jour par Saubeo.

Durée et renouvellement

L’abonnement est conclu pour la durée initiale choisie par le client (mensuelle ou annuelle). Il est reconduit tacitement pour la même durée, sauf résiliation par le client depuis son espace personnel ou par courrier électronique au moins 5 jours avant l’échéance. Toute période entamée est due en totalité.

Vérification d’identité (KYC)

Pour se conformer aux obligations réglementaires et sécuriser l’accès au réseau Peppol, Factuo impose une vérification d’identité avant l’activation complète du service.
Cette vérification est réalisée par Veriff, un prestataire spécialisé en document & identity verification.
Lors de cette étape, l’utilisateur est invité à prendre une photo d’un document d’identité officiel et un selfie. La solution de Veriff combine automatisation par l’IA, apprentissage assisté et validation manuelle, et prend en charge plus de 12 000 types de documents issus de plus de 230 pays et territoires, afin de garantir rapidité, précision et conformité.
Le processus se déroule en quelques secondes grâce à la reconnaissance automatique des documents et à l’accompagnement du client, avec une moyenne de six secondes par vérification. Les images et données recueillies sont analysées pour détecter la réalité et la vivacité du visage et prévenir la fraude.
L’utilisateur accepte que ses données d’identité soient transmises à Veriff et traitées conformément à la politique de confidentialité de Veriff ainsi qu’aux obligations applicables en matière de protection des données. Ce traitement est nécessaire pour permettre la création d’un compte Peppol et la lutte contre la fraude. En cas de refus ou d’échec de la vérification, Saubeo se réserve le droit de suspendre ou de refuser l’accès au Service.

Obligations du client et responsabilité

Usage professionnel

Le Service SaaS est réservé à une utilisation professionnelle. Le client déclare être un entrepreneur, une société ou une personne morale et accepte de n’utiliser Factuo qu’à des fins liées à son activité professionnelle.
Le client est seul responsable du respect de ses obligations légales, comptables, sociales et fiscales, notamment de l’obligation d’e‑facturation structurée via Peppol applicable en Belgique depuis le 1ᵉʳ janvier 2026.
Saubeo fournit un outil technique conforme mais ne saurait remplacer les conseils d’un expert comptable ou fiscal.

Exactitude des données

Le client est responsable de toutes les données qu’il saisit dans le Service SaaS et garantit leur exactitude. Il lui appartient notamment :

de vérifier l’exactitude des informations figurant sur les documents générés (coordonnées, montants, taux et régimes de TVA, références bancaires) ;
de sélectionner le régime de TVA approprié et de faire figurer les mentions légales nécessaires sur ses factures ;
de contrôler les paiements réalisés via les services de paiement, en particulier la concordance des montants et destinataires.

Saubeo ne peut être tenu responsable des erreurs de saisie, omissions ou irrégularités qui seraient imputables au client.

Conservation et sauvegarde

Saubeo effectue des sauvegardes régulières des données hébergées. Néanmoins, le client doit veiller à conserver ses propres copies de documents et à exporter régulièrement ses données. En cas de clôture de compte ou de résiliation, les données seront restituées ou supprimées conformément aux dispositions contractuelles et à la loi.

Respect des droits de tiers

Le client garantit disposer de tous les droits nécessaires sur les données, documents et contenus importés dans Factuo. Il s’engage à ne pas utiliser le Service SaaS pour stocker ou diffuser des contenus illicites ou portant atteinte aux droits de tiers (droit d’auteur, secret professionnel, données sensibles, etc.). En cas de réclamation ou action d’un tiers fondée sur l’utilisation des données du client, celui‑ci garantira Saubeo de toutes condamnations qui pourraient être mises à sa charge.

Usage du service

Le client doit utiliser Factuo de manière loyale et conformément à sa destination. Toute tentative de contournement des limites de la version gratuite (par exemple, création de comptes multiples pour bénéficier d’assistants IA supplémentaires) est interdite. Le client s’interdit également :

de procéder à l’ingénierie inverse, de décompiler ou tenter d’accéder au code source du logiciel ;
de concéder des sous‑licences, louer, prêter ou mettre Factuo à la disposition de tiers non autorisés ;
d’utiliser Factuo pour envoyer des messages non sollicités (spamming) ou mettre en place des activités frauduleuses.

Obligations et responsabilité de Saubeo

Mise à disposition du service

Saubeo s’engage à mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité, la sécurité et le bon fonctionnement du Service SaaS. Toutefois, compte tenu des contraintes techniques, Saubeo ne saurait garantir une disponibilité continue et se réserve le droit d’interrompre temporairement l’accès pour des opérations de maintenance ou de mise à jour.
Saubeo s’efforce de corriger rapidement les anomalies signalées, sans garantie de résultat.

Limitation de responsabilité

Saubeo ne pourra être tenu responsable que des dommages directs résultant d’un manquement prouvé à ses obligations contractuelles. En aucun cas, Saubeo ne sera responsable des pertes indirectes (telles que perte de chiffre d’affaires, perte de chance ou préjudice commercial) ni des conséquences résultant d’une utilisation irrégulière du Service SaaS par le client.
Saubeo décline toute responsabilité en cas de :

non‑respect des obligations légales du client, notamment en matière de TVA et de facturation ;
erreur ou omission dans les données saisies ;
indisponibilité temporaire du service due à un cas de force majeure ou à une défaillance des réseaux de télécommunications ;
dommages résultant d’une intrusion frauduleuse d’un tiers, dès lors que Saubeo a mis en place des mesures de sécurité raisonnables ;
utilisation par le client de services tiers intégrés (banques, prestataires de paiement, etc.).

Assistance et support

Saubeo met à disposition une assistance technique. Les modalités d’accès diffèrent selon la formule. La version Pro comprend un support technique prioritaire. Les demandes sont traitées par ordre de réception dans des délais raisonnables.

Tarifs et conditions financières

Les tarifs des différents abonnements au Service SaaS sont indiqués sur le site factuo.be et peuvent évoluer. Le prix de la version Pro est facturé par période et payable d’avance par carte bancaire ou tout autre mode proposé. En cas de modification tarifaire, le client sera informé au moins 30 jours avant l’entrée en vigueur et pourra résilier son abonnement sans frais avant l’application des nouveaux tarifs.

Les sommes dues sont majorées des taxes applicables (TVA). Tout retard de paiement entraînera, après mise en demeure, des pénalités de retard au taux légal ainsi que la suspension immédiate de l’accès au Service SaaS.

Propriété intellectuelle

Le Service SaaS, ses développements, interfaces, bases de données, visuels et logos sont la propriété exclusive de Saubeo. Les Conditions SaaS n’entraînent aucun transfert de droits de propriété intellectuelle au profit du client, qui n’obtient qu’un droit personnel, non exclusif et non cessible d’utiliser le Service pendant la durée de son abonnement.

Le client reste propriétaire des données qu’il importe et concède à Saubeo une licence d’hébergement, de sauvegarde et de reproduction aux seules fins d’exécution du contrat. Il s’engage à respecter les droits de propriété intellectuelle de Saubeo et des tiers.

Données personnelles et confidentialité

Saubeo recueille et traite des données personnelles dans le cadre du Service SaaS conformément à sa politique de confidentialité. Le client reconnaît l’avoir lue et acceptée.
Saubeo s’engage à maintenir la confidentialité des informations du client et à ne les utiliser qu’aux fins d’exécution du contrat.
Le client reste lui‑même responsable des données personnelles qu’il collecte et traite via Factuo et doit se conformer aux dispositions du RGPD et de la législation belge.

Certaines données personnelles (copie de document d’identité, photographie, informations extraites du document) sont traitées par Veriff dans le cadre de la vérification d’identité décrite ci‑dessus.
Ces données sont transférées à Veriff pour permettre de vérifier l’authenticité du document et la concordance entre la photo et le titulaire.
Le client autorise cette transmission et reconnaît que Veriff agit en tant que sous‑traitant de Saubeo. Les conditions de traitement mises en œuvre par Veriff sont détaillées dans sa propre politique de confidentialité.
Saubeo veille à ce que ce prestataire offre des garanties suffisantes en matière de sécurité et de protection des données.

Résiliation

Chaque partie peut résilier le contrat de plein droit en cas de manquement grave de l’autre partie, après mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours.
La résiliation entraîne la suppression de l’accès au Service SaaS et l’exigibilité immédiate des sommes dues. Les données du client seront restituées sur demande ou supprimées dans un délai raisonnable, sauf obligations légales ou contractuelles contraires.

Modification des Conditions SaaS

Saubeo se réserve le droit de modifier les présentes Conditions SaaS pour les adapter aux évolutions du service ou aux exigences légales. En cas de modification substantielle, Saubeo informera le client par tout moyen approprié.
L’utilisation continue du Service SaaS après la date d’entrée en vigueur des nouvelles Conditions vaut acceptation de celles‑ci.

Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes Conditions SaaS sont régies par le droit belge. Tout différend relatif à leur interprétation ou à leur exécution sera soumis aux tribunaux compétents de l’arrondissement du siège social de Saubeo, sauf disposition impérative contraire.

Contact

Pour toute question relative aux Conditions SaaS ou au Service Factuo, le client peut contacter Saubeo via l’adresse e‑mail info@factuo.be ou via l’espace support disponible sur le site.
Des ressources d’aide et une FAQ sont également accessibles en ligne.