Wie valt eronder
Alle Belgische btw-plichtige ondernemingen, voor de facturen die ze elkaar sturen. Hebt u een actief btw-nummer, dan geldt de verplichting voor u.
Twee verduidelijkingen van de officiële website over e-facturatie:
- De vrijstellingsregeling ontslaat u er niet van. Kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling van belasting vallen in principe ook onder de verplichting.
- Alleen wie geen enkele factuur stuurt aan een Belgische btw-plichtige en er geen enkele van een Belgische btw-plichtige ontvangt, valt buiten de verplichting.
Wat verandert voor u
| De factuur | Elektronisch en gestructureerd? |
|---|---|
| U factureert een particulier | Nee: de verplichting geldt niet voor facturen aan particulieren |
| U factureert een Belgische btw-plichtige onderneming | Ja, verplicht |
| Een Belgische btw-plichtige leverancier factureert u | Ja: u moet ze kunnen ontvangen |
Werkt u vooral voor particulieren, dan speelt de verandering eerst aan de kant van de aankopen: de facturen van uw leveranciers komen elektronisch binnen, en u hebt software nodig die ze kan ontvangen. Werkt u voor ondernemingen, dan speelt ze ook bij het versturen: elk van uw facturen vertrekt elektronisch.
Hoe het werkt
Een gestructureerde elektronische factuur is geen pdf. Het is een gegevensbestand dat de software van de afzender rechtstreeks naar de software van de bestemmeling stuurt.
De uitwisseling verloopt via Peppol, een gedecentraliseerd netwerk waarop facturatie- en boekhoudsoftware aansluit. De officiële website vergelijkt het met een telecommunicatienetwerk: ieder houdt zijn software, en de programma's praten met elkaar.
De algemene tolerantieperiode, die de eerste drie maanden van 2026 gold, is voorbij. De specifieke tolerantie voor self-billing (de factuur die de klant opmaakt) liep tot en met 30 juni 2026: ook die is voorbij.
De boetes
Een koninklijk besluit van 8 juli 2025 voegde een boete toe voor de onderneming die niet beschikt over de technische middelen om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken en te ontvangen:
| Overtreding | Boete |
|---|---|
| Eerste | 1.500 euro |
| Tweede | 3.000 euro |
| Volgende | 5.000 euro |
Een overtreding telt pas als tweede of volgende als de administratie ze ten vroegste drie maanden na de vorige overtreding met een boete vaststelt.
De boetes die al bestonden voor een factuur die niet, te laat, onvolledig of onjuist werd uitgereikt, gelden ook voor de gestructureerde elektronische factuur.
De fiscale steun
Er bestaan twee maatregelen voor kmo's en zelfstandigen:
- sinds 1 januari 2025 bedraagt de investeringsaftrek 20 % voor digitale investeringen;
- voor de belastbare tijdperken 2024 tot 2027 mogen kleine kmo's en zelfstandigen die hun facturatieprogramma met een abonnement betalen, die kosten voor 120 % aftrekken.
Bekijk met uw boekhouder hoe ze op uw situatie van toepassing zijn.
Drie zaken om na te kijken
- Uw software verstuurt en ontvangt via Peppol. De officiële website publiceert een lijst van conforme software.
- Uw onderneming is ingeschreven op Peppol om te ontvangen. Zonder inschrijving kunnen uw leveranciers u niet via het netwerk bereiken.
- Uw boekhouder is op de hoogte. Voert een boekhouder uw boekhouding, spreek dan met hem af welke tool de facturen ontvangt.
Veelgestelde vragen
Ik werk alleen voor particulieren: val ik eronder?
Niet voor de facturen die u hun stuurt. Maar zodra u bij een Belgische onderneming aankoopt, moet u haar elektronische factuur kunnen ontvangen.
Ik werk maar voor één onderneming: val ik eronder?
Ja. Als onderaannemer of freelancer, als u btw-plichtig bent en uw klant een Belgische btw-plichtige onderneming is, moet uw factuur elektronisch en gestructureerd zijn, ook als het uw enige klant is.
Ik val onder de vrijstellingsregeling voor de btw: val ik eronder?
In principe wel. De officiële website heeft het in april 2026 verduidelijkt: de vrijstellingsregeling ontslaat niet van de verplichting.
Mag ik een onderneming nog een pdf per e-mail sturen?
Tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen volstaat dat niet meer: de factuur moet elektronisch en gestructureerd zijn.
Is er nog een tolerantieperiode?
Nee. De algemene tolerantie gold voor de eerste drie maanden van 2026, die voor self-billing tot 30 juni 2026. Beide zijn voorbij.
Bronnen
- Gestructureerde elektronische facturen tussen ondernemingen verplicht sinds 2026, efactuur.belgium.be: de verplichting, Peppol, de software, de fiscale steun.
- Einde van de algemene tolerantieperiode voor e-facturering, efactuur.belgium.be, 7 april 2026: de vrijstellingsregeling, wie buiten de verplichting valt, het einde van de toleranties.
- Specifieke vragen over e-facturatie, efactuur.belgium.be: de boetes, ingevoerd door het koninklijk besluit van 8 juli 2025.
Deze gids vat de officiële teksten samen. Bij twijfel zijn zij doorslaggevend. Een fout in deze gids? Schrijf ons.