Electronic invoicing in Belgium

Ontdek waarom en hoe u e-facturering kunt invoeren vóór de verplichting in 2026.

Wat is een elektronische factuur?

Elektronische facturering verwijst naar de uitwisseling van facturen tussen leveranciers en klanten in een geïntegreerd elektronisch formaat in plaats van op papier. Het gaat om digitale bestanden (vaak in XML-formaat) die bestaan uit gestructureerde gegevens en die op een veilige manier worden verzonden via een netwerk zoals Peppol.

Digitale creatie

De factuur wordt elektronisch aangemaakt, verzonden en ontvangen.

Gestructureerd formaat

Het bestand is volledig digitaal en gestructureerd, waardoor het automatisch door facturatiesoftware kan worden verwerkt.

Beveiligd netwerk

De verzending gebeurt via een beveiligd netwerk, voornamelijk Peppol in België.

Wettelijke verplichting in België

1 januari 2026 : Vanaf deze datum moeten alle Belgische bedrijven die btw-plichtig zijn, gestructureerde elektronische facturen versturen en ontvangen voor B2B-transacties. Pdf- of papieren facturen worden niet langer geaccepteerd; facturen moeten via het Peppol-netwerk worden verzonden.

  • Vanaf 1 januari 2026 moeten alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtigen elektronisch en gestructureerd worden gefactureerd.
  • Deze verplichting geldt voor vrijwel alle leverancier/klantrelaties, met slechts enkele uitzonderingen.
  • Elektronische facturering is al sinds 1 maart 2024 verplicht voor contracten met overheidsinstanties (> 3.000 €).
  • Alleen gestructureerde facturen die via het Peppol-netwerk worden verzonden, worden aanvaard; pdf’s of papieren kopieën zijn niet langer toegestaan.
  • Bij niet-naleving worden financiële sancties opgelegd en er bestaat een fiscale stimulans voor de aanschaf van facturatiesoftware.

Waarom elektronische facturering invoeren?

Naast de verplichting biedt elektronische facturering tal van voordelen:

Authenticiteit & integriteit

Digitale handtekeningen en tijdstempels garanderen de authenticiteit en integriteit van facturen.

Automatisering & tijdwinst

Gestructureerde gegevens maken handmatige invoer overbodig en versnellen factureringsprocessen.

Kostenbesparing & milieuvriendelijkheid

Minder papier, afdrukken en verzendingen leiden tot besparingen en een kleinere impact op het milieu.

Efficiëntie & minder fouten

Geautomatiseerde processen verbeteren de efficiëntie, verminderen fouten en verbeteren de cashflow.

Traceerbaarheid & kasstroom

Een betere traceerbaarheid van transacties bevordert een nauwkeurige opvolging van betalingen en optimaliseert de cashflow.

Interoperabiliteit en veiligheid

Het Peppol-netwerk zorgt voor een veilige en interoperabele uitwisseling van elektronische facturen.

Factuo, uw partner voor e-facturering

Factuo integreert standaard elektronische facturering via Peppol. Met een paar muisklikken kunt u conforme facturen aanmaken, verzenden en automatisch ontvangen. Onze oplossing is klaar voor de verplichting van 2026 en bespaart u tijd terwijl u aan de voorschriften blijft voldoen.

Native integratie van het Peppol-netwerk

Handmatige en automatische multisender

Goedkeuring van facturen

Probeer Pro 30 dagen gratis

PEPPOL inbegrepen in de Pro-versie • 30 dagen gratis

Bronnen : [1] [2] [3] [4]

  1. Officieel artikel van de FOD Financiën (efacture.belgium.be) waarin wordt vermeld dat alle Belgische btw-plichtige ondernemingen vanaf 1 januari 2026 gestructureerde elektronische facturen met elkaar moeten uitwisselen en waarin wordt herinnerd aan het feit dat er slechts enkele uitzonderingen zijn voorzien.
  2. Hetzelfde artikel beschrijft de verplichting tot e-facturering voor B2G-contracten die na 1 maart 2024 worden gepubliceerd en het verbod op pdf- of papieren facturen.
  3. Artikel van hub.brussels waarin wordt benadrukt dat e-facturering veiliger en sneller is en fouten en kosten vermindert, en waarin wordt uitgelegd dat vanaf 2026 alleen e-facturen via het Peppol-netwerk wettelijk geldig zijn.
  4. Artikel van hub.brussels waarin wordt vermeld dat de verplichting vanaf 1 januari 2026 van toepassing is op alle B2B-transacties, maar dat B2C-verkopen en bepaalde micro-ondernemingen vrijgesteld blijven.